Er kan vandaag de dag worden vastgesteld dat er in vergelijking met vroeger echt veel meer aandacht wordt besteed aan de privacy van de mensen. Dat is niet in het minst het gevolg van het feit dat er sowieso al heel wat persoonlijke details via bijvoorbeeld het internet worden gedeeld. Het opstellen van een privacy verklaring is vandaag de dag bijvoorbeeld verplicht voor elke website. Indien een website niet over zo’n verklaring beschikt is het namelijk voor bezoekers nagenoeg onmogelijk om te kunnen achterhalen op welke manier er mogelijks wordt omgesprongen met hun persoonlijke en privacy gevoelige data. Wil jij hier ook graag meer over ontdekken? Dat is mogelijk door je te verdiepen in de onderstaande informatie!
Wat is een privacy verklaring precies?
Voor een privacyverklaring geldt dat het een verklaring is die wordt opgesteld met als doel om duidelijk te maken op welke manier persoonsgegevens worden verwerkt. Ook het doel waar de gegevens voor aangewend kunnen worden zal steeds worden beschreven. Voor een dergelijke verklaring geldt dat ze niet alleen maar kan worden gepubliceerd op bijvoorbeeld een website of in een webwinkel. In de praktijk is het dan ook zo dat ze ook vaak onder de vorm van een fysiek document wordt overhandigd. Dit laatste is bijvoorbeeld het geval wanneer er zich iemand heeft aangemeld als nieuwe klant van een onderneming. Voor de privacyverklaring geldt overigens dat ze niet alleen maar wordt overhandigd aan klanten, maar ook aan bijvoorbeeld leveranciers. Een uitzondering op de situatie wordt gevormd voor de verwerking van de persoonsgegevens van werknemers. Hiervoor wordt er namelijk in de praktijk gebruik gemaakt van een interne privacyverklaring.
Is het opstellen van een privacy verklaring verplicht?
Voor heel wat mensen die bijvoorbeeld nog maar net starten met ondernemen geldt dat zij het vermoeden hebben dat het opstellen van een privacy verklaring iets is wat ze vrijblijvend kunnen doen. In het verleden was dat gedurende een bepaalde tijd inderdaad zo, maar de tijden zijn veranderd. Voor elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt geldt namelijk tegenwoordig in de praktijk dat ze verplicht over een privacyverklaring dient te beschikken. Dit is het gevolg van de informatieplicht die in het leven is geroepen door de Algemene verordening gegevensbescherming, beter bekend als de zogenaamde AVG. Dit betekent in de praktijk dat de betrokkenen duidelijk geïnformeerd dienen te worden over wat er nu precies zal gebeuren met hun persoonsgegevens.
Aan welke eisen dient een privacy gerelateerde verklaring te voldoen?
Voor heel wat bedrijven geldt dat ze snel even een verklaring in elkaar flansen die dan door moet gaan als privacy verklaring. Dat is echter in de praktijk eigenlijk niet toegestaan, net als het zo maar opstellen van een geheimhoudingsverklaring. Het is namelijk belangrijk om er bij het opstellen van een dergelijke verklaring rekening mee te houden dat ze dient te voldoen aan verschillende eisen die zijn opgesteld door de AVG. De eisen die zijn opgesteld gelden voor drie verschillende gebieden, namelijk:
- Inhoud;
- Toegankelijkheid;
- Duidelijkheid van de informatie;
Een belangrijke eis is bijvoorbeeld dat de informatie beknopt en transparant en begrijpelijk moet zijn. Dit betekent dat je dus niet zomaar eender welk document kan opstellen en deze door kan laten gaan als privacy verklaring. Is het voor jou niet meteen duidelijk hoe je een dergelijke verklaring kan opstellen? Dan is het altijd de moeite waard om hier even een gespecialiseerd en deskundig persoon naar te laten kijken.
